Saiba como funciona a nota fiscal eletrônica

Saiba como funciona a nota fiscal eletrônica
Por Daniela Moreira, repórter do IDG Now!
Publicada em 16 de agosto de 2006 às 08h00
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São Paulo - Sistema testado por 19 empresas, como Eletropaulo e Eurofarma, proporciona agilidade, economia de custos e confiabilidade. Saiba como.

Nota_Fiscal_correta_88x66Em uma iniciativa comemorada pelo setor empresarial, o Brasil vem testando desde abril deste ano a emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e). O objetivo é substituir a nota fiscal em papel, simplificando as obrigações dos contribuintes e permitindo, ao mesmo tempo, o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

“Além de oferecer maior visibilidade do processo às partes envolvidas, o projeto permite reduzir os custos das empresas com papel, agilizar o processo e reduzir fraudes”, define Donizetti Victor Rodrigues, coordenador de tecnologia da informação da Receita Federal.

Na primeira fase do projeto, que estreou em abril, 19 empresas começaram emitir notas fiscais eletrônicas, autorizadas por seis Secretarias de Fazenda (Bahia, São Paulo, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, Goiás e Maranhão). Até o mês de agosto, as empresas mantiveram a emissão simultânea no modelo eletrônico e físico. A partir de setembro cinco empresas - Wickbold, Souza Cruz, Volkswagen, Telefônica e Eletropaulo - começam a emitir apenas a NF-e.

Na prática, a empresa emissora de nota fiscal eletrônica gera um arquivo eletrônico contendo as informações fiscais da operação comercial (no formato XML), que deve ser assinado digitalmente, garantindo a integridade dos dados e a autoria do emissor. Este arquivo eletrônico é então transmitido via internet à Secretaria da Fazenda de jurisdição do contribuinte, que fará uma pré-validação e devolverá um protocolo de recebimento à empresa, sem o qual a mercadoria não pode ser transportada.

O documento eletrônico também será transmitido à Receita Federal, que será o repositório nacional de todas as NF-e emitidas e, no caso de operações interestaduais, para a Secretaria de Fazenda de destino da operação e Suframa (para mercadorias destinadas às áreas incentivadas).
Em posse da chave de acesso, o destinatário poderá consultar o documento eletrônico. Será emitida, em papel, uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, o chamado DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), que conterá impressa, em destaque, a chave de acesso para consulta da NF-e na internet e um código de barras bidimensional que facilitará a captura e a confirmação de informações da NF-e pelas unidades fiscais.

Segundo Rodrigues, a Receita ainda não definiu a partir de quando qualquer empresa interessada poderá ingressar no programa, mas a “expectativa” é de que até o final do ano ao programa seja ampliado para outros Estados e companhias.

Segundo a Associação Brasileira de E-business (Ebusiness Brasil), aproximadamente 80% das 224 empresas ouvidas em uma pesquisa sobre o projeto têm interesse em implantar o modelo eletrônico de emissão de notas fiscais no curto e no médio prazo. Dessas, 26,5% estão apenas aguardando a permissão do governo para iniciarem seus projetos.

Quem já adotou

Os participantes do piloto revelam entusiasmo em relação aos primeiros resultados. “Os principais ganhos são agilidade e confiabilidade nos processos, melhor controle dos documentos, e oportunidade de economia”, relata Victor Kodja, diretor de gestão comercial da Eletropaulo, que vem enviando uma média diária de 270 mil faturas de serviços à Sefaz, em São Paulo.

A adoção da nota fiscal eletrônica é um passo para que a companhia passe a emitir faturas eletrônicas - inicialmente para clientes corporativos, a partir de setembro, e posteriormente, já a partir de 2007, inclusive para os clientes residenciais. “Fizemos um levantamento junto aos nossos grandes clientes, cerca de 12 mil, e 70% se interessam em receber tudo eletronicamente”, conta Kodja.

Segundo o diretor da companhia de energia elétrica, mesmo junto aos usuários finais o potencial de adesão às faturas eletrônicas é grande. “Cerca de 23% dos nossos clientes, o que corresponde a 1,3 milhão de usuários, utilizam o débito automático. Deste total, mais de 73% teriam a possibilidade de acessar suas faturas eletronicamente”, revela.
O investimento da companhia no desenvolvimento da interface de comunicação com o Fisco foi modesto - aproximadamente 200 mil reais - e o desenvolvimento foi realizado dentro da própria companhia. O processo de prestação de contas à Secretaria da Fazenda, que era mensal, passou a ser diário. “Todas as noites, as faturas são geradas no mesmo sistema que utilizávamos, convertidas no formato exigido pela Receita e enviadas automaticamente”, detalha Kodja.

A Eurofarma, outra participante do piloto, estima que vai obter uma economia de 25 mil reais por mês com aquisição de papel, impressão e armazenamento de documentos fiscais. Assim, espera obter o retorno do investimento no projeto em 12 e 18 meses. A a companhia adquiriu a solução de NF-e da Neoris, chamada Flow,  que integra também a solução de segurança da True Access, responsável pela emissão, conferência e armazenamento dos certificados eletrônicos.

O produto da Neoris foi desenvolvido tanto para integração com servidores de aplicação SAP como também com outros ERPs do mercado, e é uma das alternativas para as empresas que não querem ou não têm recursos para criar a ferramenta de integração com o Fisco internamente.

Projeções

Durante o 12º Congresso de Informática e Inovação na Gestão Pública (Conip), que ocorreu no final de julho, foi divulgado pelo Grupo Gestor da Nota Fiscal Eletrônica que o Estado de São Paulo deverá registrar, até 2009, 60 milhões de notas fiscais eletrônicas emitidas por mês, o dobro do previsto para o ano de 2008, no qual a expectativa é de que 30 milhões de documentos eletrônicos sejam emitidos por mês no território paulista.

Segundo Leonardo Humberto Bucher, diretor executivo da Federação Nacional das Empresas de Informática e Similares (Fenainfo), o projeto da NF-e deve ganhar ampla adesão a partir do próximo ano.
“É um projeto que vai diminuir as malfadadas obrigações acessórias das empresas neste País”, opina. Para ele, além de possibilitar a já citada redução de custos, a iniciativa não exigirá grandes investimentos das companhias. “As empresas responsáveis por 90% da atividade econômica brasileira já estão informatizadas”, observa.

Para Rodrigues, da Receita, a adoção da nota fiscal eletrônica pelas grandes empresas pressionará o uso dentro da sua cadeia de fornecimento. “A opção pelo documento eletrônico é voluntária, mas com o tempo vai se tornar quase uma obrigação, não pela lei, mas pelo mercado”, avalia o coordenador.

Embora acreditem que não será possível trabalhar neste modelo com todos os seus clientes, 97% das empresas acham possível receber a nota fiscal eletrônica de seus fornecedores, segundo a pesquisa da Ebusiness Brasil.

Neste processo de migração, oportunidades não devem faltar aos fornecedores de soluções de armazenamento - que substituirão os arquivos de papel - e de gerenciamento eletrônico de documentos. O mesmo vale para as empresas capazes de prover soluções prontas ou customizáveis para gerar, a partir dos sistemas financeiros e comercias das empresas, os documentos no formato exigido pelo Fisco.